Ventes : catalogue, devis signés, paiement et factures

À quoi ça sert

Ventes va du devis au paiement : vous composez le devis depuis votre catalogue, le client le signe en ligne, paie par virement ou par carte, et vous facturez l'acompte, le total ou le solde.

Où le trouver

Dans l'application (app.kapzio.com) :

• Prospects et ventes›Devis et ventes›Ventes et factures
• Prospects et ventes›Devis et ventes›Devis

L'entrée active est surlignée (pastille foncée) dans le menu. Certaines entrées dépendent de votre rôle et de votre niveau d'interface.

Pas à pas

1. 1

   Préparez le catalogue

   Prix HT, unité, TVA, récurrence (unique, mensuelle, annuelle).

   

2. 2

   Rédigez le devis

   « Nouveau devis » : lignes du catalogue ou libres, remise, acompte à la signature. « Rédiger le devis avec l'IA » choisit les lignes du catalogue sans jamais fixer de prix.

   

3. 3

   Envoyez et faites signer

   « Envoyer » fige le document et envoie un lien personnel. Le client peut « Accepter et signer » (nom saisi, signature dessinée), refuser ou poser une question. Après sa signature, il reçoit un e-mail de confirmation aux couleurs de votre projet : montant, date, nom du signataire, lien vers le devis signé (PDF avec certificat) et vos coordonnées. Après un refus, il reçoit un court accusé de réception.

   

4. 4

   Encaissez

   Paiement par virement ou en ligne par carte via Stripe. Un certificat de signature accompagne le devis signé.

   

5. 5

   Facturez

   « Facturer » depuis un devis accepté : acompte, facture complète ou solde. Si Peppol est actif, la facture part aussitôt par Peppol vers les clients belges inscrits ; « Détails » montre son suivi (transmise, livrée, refusée) et permet d'émettre une note de crédit. « Enregistrer un paiement reçu », relances des factures en retard, contrôle du numéro de TVA via VIES. Avec « Créer automatiquement la facture à la signature », la facture est calculée dès la signature : préparée (sans numéro, vous la vérifiez puis cliquez « Facturer ») ou émise directement avec le numéro suivant.

   

Bon à savoir

• La signature est une signature électronique simple au sens d'eIDAS (nom, signature dessinée, empreinte du document, piste d'audit). Ce n'est ni une signature avancée ni qualifiée.
• Avec Stripe Connect, l'argent va directement sur votre compte Stripe ; Kapzio ne prend pas de commission.
• Peppol : une fois Peppol activé (« Réglages et paiement › Factures électroniques (Peppol) »), chaque facture et note de crédit est envoyée par Recommand, point d'accès Peppol certifié, aux clients belges inscrits sur Peppol (recherche dans l'annuaire avant l'envoi). Les autres clients reçoivent la facture PDF comme avant. Tant que l'équipe Kapzio n'a pas raccordé Recommand, l'écran l'indique et Kapzio produit seulement le fichier UBL (Peppol BIS 3.0).
• Statuts Peppol d'une facture : « Envoi Peppol en attente » (nouvel essai automatique en cas de panne, jusqu'à six fois), « Transmise par Peppol », « Livrée par Peppol » (reçue par le point d'accès du client, ce qui ne veut pas dire acceptée), « Refusée (Peppol) », « Erreur d'envoi Peppol » ou « Par e-mail (client hors Peppol) ». En cas de refus ou d'erreur, vous êtes prévenu par e-mail.
• Une facture transmise par Peppol ne s'annule plus : émettez une note de crédit (bouton « Détails » de la facture). Elle crédite la totalité de la facture, porte son propre numéro (NC-AAAA-0001) et part par Peppol comme la facture. Si le client a déjà payé, le remboursement se fait hors de Kapzio.
• Kapzio inscrit votre entreprise sur Peppol pour l'envoi seulement : vos factures fournisseurs continuent d'arriver là où vous les recevez aujourd'hui (comptable, autre logiciel). La réception dans Kapzio n'est pas encore proposée.
• Les rappels automatiques partent seulement si une adresse d'envoi vérifiée existe ; sinon ils arrivent dans Validations.
• Dans « Devis et ventes », l'onglet « Devis » sert aux devis par métier avec un lien de paiement externe ; l'onglet « Ventes et factures » est le parcours complet avec signature et factures.
• L'e-mail de confirmation part une seule fois, même si le client clique deux fois sur « Signer ». Il est inscrit dans le journal du devis et dans l'historique du prospect ; s'il n'a pas pu partir, l'historique l'indique.
• La facture automatique est désactivée par défaut : à la signature, vous recevez alors la tâche « émettre la facture ». Activée, elle reprend les lignes du devis (même TVA, mêmes mentions), facture l'acompte si le devis en prévoit un, et n'est créée qu'une fois par devis. S'il manque une mention obligatoire (adresse du client par exemple), rien n'est émis et vous êtes prévenu.
• Les e-mails au client sont rédigés en français.
• Sur l'ancienne page de devis (/d/…), l'acceptation et le refus enregistrent aussi l'empreinte de l'adresse et le navigateur du client dans le journal du devis.

Ce qu'il faut configurer

• À faire par vousMentions du vendeur

  Dénomination, TVA, adresse, IBAN (contrôlé), délai de paiement, validité des devis, conditions générales, étape du pipeline à la signature : onglet « Réglages et paiement ».

• À faire par vousFacture automatique

  « Créer automatiquement la facture à la signature » dans « Réglages et paiement › Devis et factures », puis « Préparée, à vérifier puis émettre » ou « Émise directement ».

• À faire par vousStripe Connect

  « Relier mon compte Stripe » pour le paiement par carte. Facultatif : le virement fonctionne sans.

• À faire par vousPeppol

  « Activer Peppol » dans « Réglages et paiement » (entreprises belges, coordonnées du vendeur enregistrées). Votre représentant légal confirme ensuite l'identité de l'entreprise par le lien « Terminer la vérification » ; le statut passe alors à « Actif ».

• À faire par vousAdresse d'envoi vérifiée

  Pour l'envoi des devis, des factures et des rappels.